Hyvä viestintä voi ratkaista taloyhtiöremontin – näin tieto kannattaa pitää liikkeessä

Taloyhtiöremontissa puhutaan paljon suunnitelmista, kustannuksista, aikatauluista ja teknisistä ratkaisuista.

Yksi onnistumiseen ratkaisevasti vaikuttava asia jää kuitenkin helposti vähemmälle huomiolle: viestintä.

Rakennushankkeessa on mukana monta osapuolta. Hallitus tekee päätöksiä, isännöitsijä koordinoi taloyhtiön asioita, suunnittelijat tuottavat teknisiä ratkaisuja, urakoitsija toteuttaa niitä ja osakkaat haluavat tietää, mitä heidän kodissaan ja taloyhtiössään tapahtuu.

Jos tieto ei kulje oikeaan aikaan oikealle ihmiselle, pienestäkin asiasta voi syntyä tarpeeton viive, väärinkäsitys tai lisäkustannus.

Hyvä viestintä ei siis ole vain hankkeen mukava lisä, vaan tärkeä osa onnistunutta projektinjohtoa.

Kaikki eivät tarvitse samaa tietoa – mutta jokainen tarvitsee oikean tiedon

Taloyhtiöremontissa eri osapuolet katsovat hanketta eri näkökulmista.

Hallitus tarvitsee tietoa päätöksenteon tueksi: missä vaiheessa hanke on, mitä seuraavaksi päätetään, mitä vaihtoehdot maksavat ja mitä riskejä niihin liittyy.

Isännöitsijän täytyy pysyä ajan tasalla hankkeen etenemisestä, päätöksistä ja asioista, jotka vaikuttavat taloyhtiön hallintoon tai osakkaisiin.

Suunnittelijat ja urakoitsijat tarvitsevat täsmällistä teknistä tietoa ja päätöksiä, jotta työ voi edetä suunnitellusti.

Osakkaille ja asukkaille taas on tärkeää tietää käytännön vaikutuksista: milloin töitä tehdään, miten asumiseen tulee varautua ja mitä heidän pitää itse tehdä.

Hyvä viestintä ei tarkoita sitä, että kaikille lähetetään kaikki mahdollinen tieto.

Tärkeämpää on tunnistaa, kuka tarvitsee mitäkin tietoa ja milloin.

Mitä tapahtuu, jos päätös ei kulje työmaalle asti?

Taloyhtiön hallitus voi tehdä täysin oikean päätöksen, mutta sillä ei ole hankkeen etenemisen kannalta merkitystä, jos tieto ei tavoita niitä, joiden pitää toimia sen perusteella.

Esimerkiksi suunnitelmaan tehtävä muutos voi vaatia hallituksen hyväksynnän. Kun päätös on tehty, sen pitää kulkea nopeasti suunnittelijalle, urakoitsijalle ja tarvittaessa valvojalle.

Jos tieto jää matkalle, työmaalla voidaan odottaa päätöstä, tehdä työtä vanhojen tietojen perusteella tai joutua palaamaan jo tehtyyn työhön myöhemmin.

Siksi projektinjohdossa olennaista ei ole vain saada päätöksiä tehtyä, vaan huolehtia myös siitä, että päätös muuttuu käytännön toiminnaksi.

Viime hetken tieto aiheuttaa helposti turhaa harmia

Viestinnän merkitys näkyy erityisen hyvin silloin, kun remontti vaikuttaa suoraan asumiseen.

Jos osakas saa vasta edellisenä päivänä tietää, että asuntoon tarvitaan pääsy tai vesi katkaistaan useaksi tunniksi, tilanne aiheuttaa ymmärrettävästi ärtymystä.

Sama tieto viikkoa aikaisemmin voi olla täysin ongelmaton.

Hyvä viestintä onkin usein ennakointia.

Asukkaille kannattaa kertoa ajoissa esimerkiksi:

• tulevista työvaiheista ja niiden vaikutuksista
• asuntoihin tarvittavista käynneistä
• mahdollisista vesi- tai sähkökatkoista
• aikataulumuutoksista
• siitä, mitä osakkailta tai asukkailta odotetaan

Kaikkea ei voida ennakoida, eikä rakennushankkeessa voida luvata, ettei muutoksia koskaan tule.

Sen sijaan voidaan huolehtia siitä, että muutoksista kerrotaan heti, kun niistä tiedetään riittävästi.

Tekninen asia pitää pystyä kertomaan ymmärrettävästi

Rakennushankkeissa käsitellään paljon asioita, jotka ovat alan ammattilaisille tuttuja mutta hallituksen jäsenelle tai osakkaalle täysin uusia.

Siksi pelkkä tiedon välittäminen ei aina riitä.

Jos taloyhtiön pitää valita kahden korjaustavan välillä, päätöksentekijöiden pitäisi ymmärtää, mitä vaihtoehtojen erot tarkoittavat käytännössä:

Mitä ne maksavat?
Kuinka pitkä käyttöikä niillä on?
Mitä riskejä niihin liittyy?
Miten ne vaikuttavat tuleviin korjauksiin?

Asiantuntijan tehtävä ei ole vain antaa teknisesti oikeaa vastausta, vaan auttaa päätöksentekijää ymmärtämään, mistä hän on päättämässä.

Tämä on noussut esiin myös Powerian asiakaspalautteissa: yhteistyössä on arvostettu sitä, että asioista kerrotaan selkeästi ja että hankkeen tilanteesta tietää, missä mennään. 

Päätöksistä kannattaa jäädä kirjallinen jälki

Rakennushankkeen aikana tehdään paljon päätöksiä.

Osa on suuria ja menee hallituksen tai yhtiökokouksen päätettäväksi. Osa taas on pienempiä käytännön ratkaisuja, joita syntyy suunnittelussa ja työmaalla jatkuvasti.

Niitä ei kannata jättää pelkästään muistamisen varaan.

Hyvä dokumentointi auttaa myöhemmin selvittämään:

• mitä päätettiin
• kuka päätöksen teki
• milloin päätös tehtiin
• mihin tietoon päätös perustui
• mitä sovittiin jatkotoimenpiteistä

Siksi esimerkiksi kokouspöytäkirjoilla, työmaakokousmuistioilla ja kirjallisilla hyväksynnöillä on suuri merkitys.

Jos hankkeen aikana myöhemmin kysytään, miksi jokin ratkaisu valittiin, vastaus löytyy dokumenteista eikä ihmisten muistista.

Myös Powerian saamassa palautteessa on nostettu positiivisesti esiin hyvin valmistellut kokoukset ja se, että pöytäkirjat on saatu nopeasti tarkastettavaksi. 

Projektipäällikkö pitää tiedon liikkeessä

Hyvä projektipäällikkö toimii usein hankkeen tiedon solmukohtana.

Hänen tehtävänsä on varmistaa, että:

• päätöksentekijöillä on tarvittavat tiedot
• päätökset kulkevat niitä tarvitseville
• suunnittelijat ja urakoitsijat työskentelevät ajantasaisilla tiedoilla
• muutoksista kerrotaan ajoissa
• avoimet asiat eivät jää roikkumaan
• päätöksistä ja sovituista asioista jää selkeä dokumentaatio

Kun tämä toimii hyvin, sitä ei välttämättä edes huomaa. Hanke vain etenee.

Hyvä viestintä vähentää epävarmuutta

Taloyhtiöremonttiin liittyy lähes aina jonkin verran epävarmuutta.

Vanhoista rakenteista voi löytyä yllätyksiä, aikataulu voi tarkentua ja suunnitelmiin voidaan joutua tekemään muutoksia.

Kaikkia yllätyksiä ei voida poistaa hyvälläkään projektinjohdolla.

Sen sijaan voidaan vaikuttaa siihen, miten tilanteet hoidetaan.

Kun muutoksista kerrotaan avoimesti, vaihtoehdot perustellaan ja päätökset viedään nopeasti käytäntöön, hankkeen hallinta säilyy myös silloin, kun kaikki ei mene alkuperäisen suunnitelman mukaan.

Siksi hyvä viestintä ei tarkoita sitä, että hankkeessa ei olisi ongelmia.

Se tarkoittaa sitä, että ihmiset tietävät, mitä tapahtuu, miksi tapahtuu ja mitä seuraavaksi tehdään.

Me Insinööripalvelut Powerialla pidämme selkeää viestintää yhtenä onnistuneen rakennushankkeen tärkeimmistä osista. Projektinjohdossa tehtävämme on huolehtia paitsi hankkeen teknisestä etenemisestä myös siitä, että tieto kulkee eri osapuolten välillä ja päätöksenteolle on riittävät lähtötiedot.

Onko taloyhtiössänne remontti suunnitteilla tai jo käynnissä? Ota yhteyttä! Keskustellaan, miten voimme auttaa pitämään hankkeen ja tiedonkulun hallinnassa.