Hallituksen remonttien valmistelu ja esitys yhtiökokoukselle

Taloyhtiön hallituksen tehtäviin kuuluu huolehtia kiinteistön kunnossapidosta ja kehittämisestä. Suuremmat korjaushankkeet, kuten julkisivuremontit tai putkiremontit, vaativat tarkkaa suunnittelua ja osakkaiden hyväksynnän. Hallituksen tai valitun projektipäällikön rooli remonttien valmistelussa ja niiden esittämisessä yhtiökokoukselle on keskeinen, sillä hyvin valmisteltu hanke helpottaa päätöksentekoa ja varmistaa onnistuneen toteutuksen.

1. Kartoitus ja kunnossapitotarveselvitys

Ensimmäinen askel remonttien valmistelussa on kiinteistön nykytilan kartoitus. Tämän perustana on kunnossapitotarveselvitys, joka hallituksen tulee laatia vuosittain. Selvitykseen kirjataan kaikki kiinteistön olennaiset kunnossapito- ja korjaustarpeet seuraavien viiden vuoden ajalta. Kunnossapitotarveselvitys toimii myös pohjana pitkän aikavälin suunnittelulle ja budjetoinnille.

2. Suunnitteluvaihe

Kun tarpeet on kartoitettu, hallituksen tehtävä on valmistella suunnitelma tarvittavista remonteista. Tässä vaiheessa voidaan ja kannattaakin hyödyntää asiantuntijoita, kuten insinööritoimistoja tai projektipäälliköitä, jotka auttavat teknisessä selvitystyössä ja kustannusarvioiden laatimisessa. Tärkeää on luoda tarkka kokonaiskuva hankkeesta, jotta sekä hallitus että osakkaat ymmärtävät sen, mitä remontti pitää sisällään. 

3. Tarjouspyynnöt ja kustannusarvio

Hallituksen tai valitun projektipäällikön tulee pyytää urakoitsijoilta ja suunnittelijoilta tarjouksia hankkeen toteuttamisesta. Tämän perusteella laaditaan tarkempi kustannusarvio, joka esitellään osakkaille. Tärkeää on kilpailuttaa useita palveluntarjoajia, jotta saadaan kattava näkemys hinnoista ja hankkeen laajuudesta.

4. Esityksen valmistelu yhtiökokoukselle

Hallituksen tai projektipäällikön tulee valmistella selkeä ja informatiivinen esitys yhtiökokoukselle. Esityksessä tulisi käsitellä seuraavat asiat:

  • Remontin tarpeellisuus: Miksi remontti on tehtävä ja mitä riskejä syntyy, jos sitä ei toteuteta?
  • Suunnitelmat ja laajuus: Mitä remontti sisältää ja miten se toteutetaan?
  • Kustannusarvio: Arvioidut kokonaiskustannukset ja niiden jakautuminen osakkaiden kesken.
  • Rahoitusvaihtoehdot: Miten remontti rahoitetaan? Esimerkiksi taloyhtiölaina tai osakkaiden kertasuoritukset.
  • Aikataulu: Milloin remontti aloitetaan ja kuinka pitkälle se kestää?

Selkeästi laadittu ja perusteltu esitys helpottaa osakkaiden päätöksentekoa ja parantaa hankkeen läpimenon mahdollisuuksia.

5. Osakkaiden osallistaminen

Osakkaiden kuuleminen ja osallistaminen hankkeen eri vaiheissa on ensiarvoisen tärkeää. Hallitus voi esimerkiksi järjestää infotilaisuuksia tai jakaa lisätietoa hankkeesta kirjallisesti. Tämä kuuluu myös projektipäällikön rooliin, mikäli sellainen on hankittu. Mitä paremmin osakkaat ymmärtävät remontin hyötyjä ja kustannuksia, sitä sujuvammin hanke etenee.

6. Päätöksenteko yhtiökokouksessa

Lopullinen päätös remontista tehdään yhtiökokouksessa. Remonttihankkeiden hyväksymiseen tarvitaan usein määräenemmistö, riippuen hankkeen laajuudesta ja vaikutuksesta osakkaiden kustannuksiin. Hallituksen tai projektipäällikön tehtävä on varmistaa, että kaikki tarpeellinen tieto on osakkaiden käytettävissä ennen kokousta.

7. Yhteenveto

Taloyhtiön remonttihankkeiden valmistelu ja niiden esittely yhtiökokoukselle on hallituksen keskeinen tehtävä, jossa ammattitaitoinen projektipäällikkö voi toimia merkittävänä apuna. Hyvin valmisteltu hanke, selkeä esitys ja osakkaiden osallistaminen ovat avaimia onnistuneeseen lopputulokseen.

Insinööripalvelut Poweria on toiminut lukuisissa hankkeissa projektipäällikkönä. Asiantuntijapalvelumme ovat tarvittaessa apunasi kaikissa vaiheissa aina remontin suunnittelusta toteutukseen asti – tehdään taloyhtiösi remonteista menestys!

Ota yhteyttä ja kysy lisää!